Para muitos trabalhadores japoneses, escritórios provavelmente não significam nada de especial além de apenas ser um lugar para trabalhar.
Embora algumas empresas gostem de apimentar os escritórios com móveis e layouts sofisticados, esses espaços geralmente são bastante monótonos.
Agora que a pandemia de COVID-19 acelerou a tendência do teletrabalho na rígida cultura de negócios do Japão, algumas empresas que conseguiram mudar para sistemas remotos este ano estão enfrentando uma questão difícil – o que devem fazer com seus escritórios agora subutilizados?
Algumas empresas, já deram um passo adiante, revelando o que parecem ser planos ousados de modificar as funções de escritório para o novo normal.
Enquanto tentam definir novas funções para escritórios, muitas empresas defendem que o teletrabalho continuará a ser um estilo de trabalho principal sob a pandemia atual e até mesmo na era pós-coronavírus, mas os escritórios ainda serão necessários. Eles disseram que os escritórios devem ser mais do que apenas um local de trabalho para os funcionários simplesmente aparecerem, acrescentando que devem oferecer ambientes que aumentem a produtividade e promovam mais encontros de negócios e comunicação com colegas e até mesmo aqueles de outras empresas.
“Pensamos que a prática de ir para o mesmo lugar no mesmo horário todos os dias deveria mudar”, disse Manabu Morikawa, diretor sênior da divisão de relações com funcionários da unidade de recursos humanos e assuntos corporativos da Fujitsu.
Em julho, a Fujitsu Ltd., o maior conglomerado de TI e manufatura, surpreendeu o público ao revelar um plano de reforma drástica do estilo de trabalho que inclui cortar seu espaço físico de escritório pela metade em menos de três anos.
A Fujitsu disse que já estava de olho em uma reformulação em seu estilo de trabalho antes do surto de COVID-19, mas a empresa admite que a pandemia acelerou as coisas.
Antes da crise do COVID-19, a Fujitsu permitia que os funcionários trabalhassem remotamente duas vezes por semana. Mas agora, mais de 75 por cento o fazem diariamente, levando a empresa a pensar sobre o estilo mais eficaz de trabalho e o melhor uso do espaço do escritório.
Por muito tempo, o Japão enfatizou a necessidade de mudar sua cultura corporativa para realizar um estilo de trabalho mais flexível, aumentar a produtividade e estimular a inovação. Mas o teletrabalho nunca realmente decolou antes do surto do COVID-19, já que muitas empresas estavam mal preparadas com sistemas técnicos para garantir um fluxo de trabalho tranquilo ou eram céticas sobre se poderiam gerenciar remotamente a produtividade dos funcionários.
Houve empresas que permitiram que os funcionários trabalhassem remotamente, mas aqueles dentro dessas empresas disseram que poucas pessoas estavam aproveitando a opção.
Mesmo nas atuais circunstâncias, o teletrabalho pode não ser tão difundido quanto o esperado.
De acordo com uma pesquisa realizada em julho pelo Centro de Produtividade do Japão com 1.100 trabalhadores, 20,2 por cento disseram que estavam trabalhando remotamente, ante 31,5 por cento em maio.
No entanto, para a Fujitsu, o teletrabalho aparentemente tem funcionado.
“O coronavírus nos obrigou a trabalhar em casa e nos fez perceber que realmente podemos fazer muito com o teletrabalho. Considerando isso, pensamos nas atividades de que realmente precisaríamos em nossos escritórios ”, disse Yoji Sakamoto, que chefia a divisão de gerenciamento de instalações da unidade de RH e assuntos corporativos da Fujitsu.
A redução radical do espaço de escritório não significa que os escritórios não sejam necessários, disse a Fujitsu.
Sob um conceito conhecido como “escritório sem fronteiras”, a empresa deseja esclarecer melhor as funções de tais espaços, definindo flexibilidade, produtividade e comunicação como valores centrais para que os escritórios não sejam apenas um lugar para os funcionários demonstrarem que estão lá e trabalhando.
O trabalho remoto será a norma na empresa, mas isso não significa apenas trabalhar em casa. A Fujitsu planeja usar mais espaços de co-working de terceiros enquanto também transforma suas filiais locais em escritórios satélite.
Dessa forma, os funcionários cujas casas não oferecem um ambiente produtivo por vários motivos – como problemas com limitações de espaço, crianças pequenas ou ruído – podem parar em escritórios próximos.
Enquanto isso, as filiais locais e a sede em Tóquio funcionarão mais como um lugar para se comunicar com colegas para acelerar a colaboração interna. Esses escritórios, que funcionarão basicamente com sistema de hot-desking, também serão reformados e projetados pensando na saúde do trabalhador. Por exemplo, terão um espaço onde será tocada uma relaxante música de fundo e alguns equipamentos de fitness serão instalados.
O plano deve vir como uma grande sacudida, mas Morikawa disse que se a reforma terá sucesso, eventualmente, depende dos funcionários.
“Mesmo se mudarmos nosso estilo de trabalho e prepararmos novos escritórios, será difícil fazê-lo funcionar, a menos que os funcionários mudem de mentalidade”, especialmente aqueles em posições de liderança, que precisarão demonstrar o novo estilo de trabalho para suas equipes, disse ele.
O número de empresas que, como a Fujitsu, buscarão utilizar escritórios satélite para oferecer mais flexibilidade aos seus funcionários tende a crescer, uma mudança proporcionando oportunidades de negócios para fornecedores de espaços de trabalho compartilhados.
“Após o fim do estado de emergência (em maio), acho que muitas empresas começaram a pensar muito sobre como deveriam mudar seu estilo de trabalho e a função do escritório”, disse Masami Takahashi, diretor de estratégia da WeWork Japan, que opera 36 instalações de espaço de trabalho compartilhado no país.
Takahashi disse que a WeWork tem recebido mais consultas de empresas sobre ter escritórios satélite e como podem cortar custos de escritório.
Em uma pesquisa realizada em junho com 1.795 empresas pelo Xymax Real Estate Institute Corp, um provedor de serviços imobiliários com sede em Tóquio, a proporção de empresas que disseram querer expandir seus espaços de escritórios despencou cerca de metade para 12,2 por cento em relação ao ano passado. Aqueles que querem encolher saltaram mais de três vezes para 14,3 por cento.
Entre aqueles que expressaram a intenção de reduzir os espaços de escritório, 73,4 por cento disseram que agora não precisam de tanto espaço devido ao teletrabalho, enquanto 62,5 por cento disseram que querem economizar nos custos de escritório.
Os clientes da WeWork tendem a ser empresas ansiosas por promover a digitalização, mas alguns dos novos clientes são de setores supostamente conservadores, disse Takahashi.
“Ainda estamos nesta‘ fase com o coronavírus ’, mas parece que a necessidade do mercado está mudando”, disse Takahashi, referindo-se à realidade da vida e do trabalho enquanto a crise do vírus continua.
Takahashi disse que o espaço físico do escritório ainda será necessário, desde que agregue mais valor do que apenas ser um lugar para trabalhar. É aí que a WeWork pode oferecer seus pontos fortes, ou seja, chances de se encontrar com as pessoas, disse ele.
WeWork tem uma clientela diversificada, que vai de freelancers, empresários, pessoas que trabalham para as principais empresas do Japão e empresas estrangeiras, bem como funcionários municipais.
“Você pode obter informações e dicas (para o seu negócio) ao conhecer pessoas que nunca conheceria se estivesse trabalhando apenas no escritório da sua empresa.”
A própria WeWork iniciou recentemente um novo serviço chamado We Passport, que permite que seus membros usem todas as localizações da WeWork no Japão para trabalhar com mais flexibilidade e encontrar novas pessoas.
Se os empresários puderem tirar proveito do networking em escritórios flexíveis, eles poderão aproveitar as oportunidades de negócios, aumentar suas perspectivas de carreira e expandir suas habilidades.
“Eles podem interagir mais com os outros e receber uma variedade de informações. Então, eles podem produzir alguns resultados diferentes ”, disse Takahashi.
Os escritórios físicos também devem desempenhar um papel crucial no fornecimento de oportunidades de networking para potenciais parceiros de negócios para startups que, de outra forma, podem parecer capazes de sobreviver sem escritórios devido ao seu tamanho e agilidade.
Um centro de incubação inaugurado em maio em Chiyoda Ward, em Tóquio, chamado Axle Ochanomizu, operado pela empresa do grupo Toyota Motor Corp., Towa Real Estate Co., está aparentemente provando a necessidade de escritórios entre as startups.
Foi um momento ruim, já que o Japão ainda estava no meio de um estado de emergência declarado pelo governo central, já que Axle Ochanomizu, que também aluga escritórios para entidades empresariais e fornece espaço de coworking, teve que parar temporariamente de aceitar pedidos de empresas que desejassem para entrar.
Apesar disso, mais de 20 empresas já instalaram seus escritórios nas instalações até agora, e os escritórios podem estar cheios em setembro.
Enquanto a WeWork dá as boas-vindas às empresas que mostram interesse no uso de escritórios satélite, a Axle Ochanomizu está adotando uma abordagem diferente.
“Esta unidade se concentra no apoio a startups, o que é bastante diferente de (outros escritórios compartilhados e espaços de coworking). Temos um sistema para criar colaborações entre startups e grandes empresas ”, disse Yasuaki Hirasawa, gerente da seção de planejamento de negócios da Towa Real Estate.
Axle Ochanomizu oferece orientação e suporte para startups enquanto cria oportunidades de reuniões com executivos de grandes empresas, especialmente aquelas do grupo Toyota, incluindo Toyota Tsusho Corp. e Toyota Connected Corp., que estabeleceram seus escritórios lá.
O feedback das startups mostrou que essas pequenas empresas desejam colaborar com as empresas do grupo Toyota, mas não sabem como contatá-las.
O mesmo vale para as empresas Toyota, que não sabem onde se reunir com as startups. O grupo Toyota está desesperado por novas ideias e inovação, já que o setor automotivo está no que a montadora chama de uma encruzilhada “uma vez em um século”, com novas tecnologias, como carros autônomos e conectados, que devem mudar o cenário da indústria .
“Startups querem se conectar com grandes empresas querem se conectar com startups para facilitar a inovação”, disse Hirasawa.
“O escritório antes da pandemia era (um lugar) para se conectar com outras pessoas dentro da mesma empresa, mas acho que mais pessoas querem ser capazes de produzir novas ideias conectando-se com pessoas de empresas diferentes ou com conhecimento especial em determinados campos” encontrando-os com mais frequência nos escritórios, disse ele.
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Harumi Matsunaga
